Ein Verwalter ist eine wichtige Teil im Miet- und Wohneigentumsrecht. Er ist für das operative Geschäft zuständig und unterstützt den Eigentümer bei allen anfallenden Aufgaben. Der Verwaltervertrag legt die Pflichten und Rechte des Verwalters sowie des Eigentümers fest. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Informationen in einem Verwaltervertrag enthalten sein müssen, welche Aufgaben ein Verwalter übernimmt und welche Vorteile der Vertrag für Verwalter und Eigentümer hat.
Eigentum verpflichtet
Dies ist in Deutschland durchaus gesetzlich geregelt. Ein gutes Beispiel hierfür ist der § 18 WEG (Wohnungseigentumsgesetz), welcher die Eigentümer zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung von dem Wohneigentum gesetzlich verpflichtet. In der gängigen Praxis wird diese Verpflichtung vonseiten der Eigentümer auf einen Verwalter delegiert. Hierbei gibt es jedoch einige wichtige Aspekte im Zusammenhang mit dem Verwaltervertrag zu beachten.
Neben der fachlichen Qualifikation, welche der Verwalter für die Durchführung seiner Aufgaben benötigt, ist auch ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen dem Verwalter und den Eigentümern enorm wichtig.
Der Vertrag begründet die Zusammenarbeit
Bevor es zu der Einsetzung eines Verwalters kommen kann ist es zunächst erforderlich, dass eine Wohnungseigentümerversammlung abgehalten wird. Im Rahmen dieser Wohnungseigentümerversammlung wird dann beschlossen, die entsprechend anfallenden Verwaltungsaufgaben auf einen externen Verwalter abzuwälzen. Hierfür ist eine einfache Mehrheit ausreichend. Anschließend muss ein entsprechender Anbieter gefunden und ein Verwaltervertrag mit diesem Anbieter abgeschlossen werden.
In dem Verwaltervertrag ist die Gemeinschaft der Eigentümer der Vertragspartner mit dem Verwalter. Der einzelne Eigentümer an sich ist nicht der Vertragspartner.
Es kommt auf die Größe an
In dem Jahr 2020 kam es zu einer Reform des Wohnungseigentumsgesetzes, welche durchaus entscheidende Veränderungen mit sich brachte. So haben die Eigentümer nunmehr einen entsprechenden Anspruch darauf, die Gemeinschaftseigentumsverwaltung in die Hände von einem hierfür zertifizierten Verwalter zu übertragen. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Eigentümergemeinschaft eine gewisse Mindestgröße erreicht hat. Bei kleineren Eigentümergemeinschaften, welche die Mindestgröße von neun Wohnungen nicht erreichen, gilt dies nicht. Derartige kleine Eigentümergemeinschaften haben die Gelegenheit zur Selbstverwaltung.
Wenn bei einer kleinen Eigentümergemeinschaft ein Drittel aller Eigentümer die Bestellung eines externen Verwalters einfordert, so muss dieser bestellt werden.
Sofern das Gemeinschaftseigentum bereits über eine Verwaltung verfügt und diese Verwaltung kein entsprechendes Zertifikat vorweisen kann, so gilt eine gesetzliche Übergangsphase. Diese Phase beträgt dreieinhalb Jahre und gibt damit dem Verwalter die Gelegenheit, in den Besitz des entsprechenden Zertifikats zu gelangen. Für diesen Zeitraum gelten die Verwalter ausdrücklich als zertifizierte Verwalter und können die Gelegenheit nutzen, die entsprechende Zertifizierung einzuholen.
Durch die Reform des Wohnungseigentümergesetzes wurde letztlich die Rolle von dem Verwalter gestärkt. Es gibt nunmehr eine wahre Vielzahl von Befugnissen, welche der Verwalter auch ohne den Einfluss von der Wohnungseigentümerversammlung wahrnehmen kann. Die Reform hatte die Zielsetzung, dass die Verwaltung erheblich handlungsfähiger wird und dass die Handlungen erheblich schneller vollzogen werden können.
Die gesetzliche Grundlage für die Verwalterbestellung
Die rechtliche Grundlage für die Bestellung von einem Verwalter bzw. dessen Abberufung finden sich in dem § 26 WEG wieder. Nach der Reform des WEG ist die Eigentümergemeinschaft in der Lage einen entsprechenden Vertrag mit einem Verwalter erheblich simpler kündigen zu können. Als Grund für die Kündigung ist die Angabe ausreichend, dass das erforderliche Vertrauensverhältnis nicht mehr besteht. Es ist dementsprechend auch nicht mehr zwingend erforderlich, dass ein wichtiger Grund angegeben wird. Die Eigentümergemeinschaft hat die Möglichkeit, den Verwalter entweder durch einen Abberufungsbeschluss zu entlassen oder mittels einer Verwalterneubestellung direkt einen anderen Verwalter einzusetzen. Unabhängig davon, für welchen Weg sich die Gemeinschaft entscheidet, gilt der bisherig eingesetzte Verwalter als abberufen. Der Vertrag mit diesem Verwalter endet mit dem Ablauf von sechs Monaten nach der Eigentümerentscheidung.
Es gibt für jeden einzelnen Eigentümer die Möglichkeit, einen derartigen Beschluss anzufechten.
Der Verwaltervertrag
Das rechtliche Verhältnis zwischen dem Verwalter und der Eigentümergemeinschaft wird letztlich durch den sogenannten Verwaltervertrag begründet, welcher gem. § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) den Status eines Geschäftsbesorgungsvertrages auf entgeltlicher Basis hat. Dieser Vertrag gibt sowohl der Eigentümergemeinschaft als auch dem Verwalter letztlich die rechtliche Sicherheit. Dem Abschluss eines derartigen Vertrages geht stets die Eigentümerversammlung voraus, auf welcher diese Thematik im Zuge einer Abstimmung behandelt wurde. Das Ergebnis dieser Abstimmung ist auch für diejenigen Mitglieder bindend, welche nicht dafür gewesen sind Dementsprechend hat auch der Verwaltervertrag für diese Mitglieder rechtlich bindende Wirkung.
Diese Informationen müssen in dem Verwaltervertrag vorhanden sein
- die genaue Bezeichnung von der Liegenschaft (siehe Wohnungsgrundbuch)
- der vollständige Name der Verwalterfirma / des Verwalters
- die genaue Dauer von dem Vertrag
- die entsprechend vereinbarten Kündigungsfristen
- etwaig vorhandene Klauseln zur Vertragsverlängerung
- sämtliche Vollmachten sowie Rechte und Pflichten des Verwalters
- die genauen Aufgaben des Verwalters
- die Kostenfrage
Dieses Aufgabenfeld übernimmt ein Verwalter in der gängigen Praxis
In der gängigen Praxis unterliegt es dem Verantwortungsbereich eines Verwalters, dass sämtliche Aspekte im Zusammenhang mit der Hausverwaltung korrekt und ordnungsgemäß verlaufen. Neben der rechtlichen Vertretung von der Wohnungseigentümergemeinschaft unterliegt dem Verwalter auch die technische sowie kaufmännische Immobilienverwaltung. Der Wirtschaftsplan spielt hierbei eine sehr entscheidende Rolle. Dieser Wirtschaftsplan wird von der Hausverwaltung erstellt und permanent kontrolliert.
Der Hausverwalter hat die Berechtigung, über Maßnahmen der sogenannten untergeordneten Wichtigkeit eigenständig zu entscheiden. Die Befugnisse von dem Verwalter werden jedoch gem. § 27 Abs. 2 WEG von den Eigentümern festgelegt.
Die Pflichten eines Verwalters aus dem Verwaltervertrag heraus
Auf der Grundlage des reformierten WEG haben Verwalter nunmehr keinerlei festgelegten Pflichtenkatalog. Gem. § 27 WEG obliegt es dem Verwalter, die Entscheidung im Zusammenhang mit bestimmten Maßnahmen zu entscheiden. Alleinig die Bewertung der jeweiligen Maßnahmen im Hinblick auf „untergeordnet“ oder „übergeordnet“ obliegt den Eigentümern. Der Verwalter hat jedoch die Verpflichtung, sämtliche Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft praktisch umzusetzen. Der Hausverwalter hat zudem auch die Verpflichtung zur Verwaltung von Geldern und zur Zahlung entsprechend erforderlicher Geldbeträge an externe Dienstleister etc.
In der gängigen Praxis erhält ein Hausverwalter von der Eigentümergemeinschaft für die Durchführung seiner Aufgaben eine sogenannte Außenvollmacht. Durch diese Vollmacht bekommt der Verwalter eine Vertretungsmacht im Namen der Eigentümergemeinschaft und kann im Außenverhältnis entsprechend agieren. Dies gilt gem. § 9b WEG sowohl außergerichtlich als auch gerichtlich. Die Außenvollmacht wird jedoch in der gängigen Praxis eingeschränkt, sodass der Verwalter keinerlei Kaufverträge bzw. anderweitigen Aspekte der Vertragsabwicklung durchführen kann.
Die Reform des WEG wurde von vielen Stellen seit sehr langer Zeit gefordert. In Anbetracht der Umstände, welche Tätigkeiten durch einen Hausverwalter durchgeführt werden und wie hoch sich letztlich das Ausmaß der Verantwortung darstellt, ist die Zertifizierung des Hausverwalters durchaus eine sinnvolle Mindestmaßgabe. Hierbei muss jedoch erwähnt werden, dass diejenigen Hausverwalter, die bereits ein abgeschlossenes Studium respektive eine Berufsausbildung in dem Segment von der Immobilienwirtschaft vorweisen können, eine entsprechende Zertifizierung auch ohne Prüfung erhalten.
Vorteile für den Verwalter und für die Eigentümer
Auch für die Eigentümer bringt die Reform des WEG im Zusammenhang mit dem Verwaltervertrag zahlreiche Vorteile mit sich. Es ist nunmehr möglich, sämtliche Befugnisse von dem Verwalter direkt vertraglich festzulegen und diese Befugnisse auch durch den Verwalter sofort umsetzen zu lassen. Eine Eigentümerversammlung, welche für gewöhnlich nur sehr mühselig und zeitaufwendig umgesetzt werden kann, ist nicht mehr für jede Entscheidung des Verwalters zwingend erforderlich. Auf diese Weise kann die Hausverwaltung durch die beauftragte Person erheblich schneller und effizienter durchgeführt werden. Trotz des Umstandes, dass die Hausverwaltung einen erheblich größeren Entscheidungsspielraum innehat, gibt es für die Eigentümer aber dennoch eine entsprechende Kontrolle der Handlungen. Diese Kontrolle kann nunmehr durch die simple Festlegung, in welchen Bereichen die Hausverwaltung die Entscheidungen eigenständig treffen kann und in welchen nicht, koordiniert werden.
Ein besonderer Fokus sollte aber dennoch trotz der WEG Reform auf den Verwaltervertrag gelegt werden. Dieser Vertrag bildet die rechtliche Grundlage für die Zusammenarbeit und deshalb sollte die Eigentümergemeinschaft in diesem Bereich auf gar keinen Fall Fehler begehen. Die genaue Prüfung des Vertrages sollte vor der Unterschrift auf jeden Fall durch einen erfahrenen Rechtsanwalt für Vertragsrecht erfolgen, damit die Zusammenarbeit zwischen der Hausverwaltung und der Eigentümergemeinschaft rechtlich sicher und korrekt beginnt.
Fazit
Eigentum verpflichtet. Diese alte Weisheit trifft auch auf die Verwaltung von Eigentum zu. Wer Eigentum hat, egal ob es sich um eine Wohnung, ein Haus oder ein ganzes Gebäude handelt, der ist dafür verantwortlich, dass alles in Ordnung ist und die Bewohner zufrieden sind. Damit das gelingt, bedarf es einer Zusammenarbeit mit einem erfahrenen und kompetenten Verwalter.
Dieser sollte nicht nur die notwendigen Fachkenntnisse mitbringen, sondern auch die Größe des Objekts, die Anzahl der Bewohner und die Art der Verträge berücksichtigen. Auf dieser Grundlage kann er dann den Verwaltervertrag erstellen. In dem Verwaltervertrag werden die genauen Aufgaben und Pflichten des Verwalters festgehalten. Dazu gehört zum Beispiel die Überwachung der technischen Anlagen, die Organisation der Instandhaltungsmaßnahmen oder die Abwicklung von Miet- und Nebenkostenabrechnungen.
Natürlich muss der Verwalter auch für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sowie der Regeln des Hauses oder der Wohnanlage sorgen. Für den Verwalter selbst bringt der Vertrag viele Vorteile. So ist er zum Beispiel für die Durchführung der Arbeiten nicht mehr persönlich haftbar, sondern nur noch gesamtschuldnerisch mit dem Eigentümer. Zudem hat er Anspruch auf eine angemessene Vergütung, die im Vorfeld vereinbart wird. Für den Eigentümer ist es wichtig, dass der Verwaltervertrag genau festlegt, welche Aufgaben der Verwalter übernimmt. Nur so kann er sicher sein, dass alles reibungslos abläuft und er selbst entlastet wird.
